คู่มือเอกลักษณ์องค์กร: มันคืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร

มีหลายบริษัทที่ใช้คู่มือระบุตัวตนในเอกสารภายใน หนังสือเล่มนี้ ซึ่งครอบคลุมไม่มากก็น้อย มีความสำคัญต่อการรักษาเอกลักษณ์องค์กรโดยตรงไปตรงมา โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลกระทบต่อลูกค้า

แต่คู่มือเอกลักษณ์องค์กรคืออะไรกันแน่?มีประโยชน์อย่างไรบ้าง? และจะสร้างคู่มือนี้ได้อย่างไร? หากคุณต้องการเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับเอกสารนี้ เพียงแค่ดูคู่มือที่เราได้จัดเตรียมไว้ให้คุณ

คู่มือเอกลักษณ์องค์กรคืออะไร

สิ่งแรกที่คุณต้องรู้คือสิ่งที่คู่มือระบุตัวตนขององค์กรหมายถึงอะไร ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงเอกสารทางธุรกิจที่กำหนดกฎเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในบริษัทเพื่อเสนอและรักษาภาพลักษณ์ให้กับลูกค้าและพนักงาน

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือเป็นการกำหนดแก่นแท้ขององค์ประกอบกราฟิกของแบรนด์และวิธีการนำไปใช้ทั้งในโลกออนไลน์และออฟไลน์ เช่น รูปแบบโลโก้ สี การจัดวางตัวอักษร เป็นต้น

คู่มือเหล่านี้อาจเป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือคู่มือขนาดใหญ่ในบริษัทขนาดใหญ่ และใครใช้พวกเขา? บริษัทต่างๆ เช่น Vodafone, Endesa, Adidas ... พวกเขากำหนดแนวทางให้ปฏิบัติตาม ไม่ใช่แค่กับโลโก้ แต่ในองค์ประกอบอื่นๆ อีกมากมาย เช่น โฆษณาในสื่อ ผลิตภัณฑ์ แคตตาล็อก เครื่องเขียน โฆษณาทางโทรทัศน์ โซเชียลเน็ตเวิร์ก การตกแต่ง ของร้านค้า เป็นต้น

คู่มือเอกลักษณ์องค์กร vs คู่มือแบรนด์

คุณเคยคิดหรือไม่ว่าคู่มือเอกลักษณ์องค์กรและคู่มือตราสินค้าเหมือนกัน? แน่นอนใช่ แต่ความเป็นจริงค่อนข้างแตกต่าง

ทั้งสองอย่างดูเหมือนจะเกี่ยวข้องกับเรื่องเดียวกัน แต่จริงๆ แล้วไม่เหมือนกัน ในขณะที่คู่มือเอกลักษณ์องค์กรเน้นไปที่ด้านกราฟิกของแบรนด์ เอกลักษณ์ทางภาพ แต่คู่มือแบรนด์ไม่ได้ยึดติดอยู่แค่ "พื้นฐาน" เท่านั้นแต่เจาะลึกไปกว่านั้นมาก แม้กระทั่งสะท้อนถึงแง่มุมที่ไม่สามารถ "สัมผัส" ได้ เช่น ค่านิยมขององค์กร น้ำเสียง และวิธีการสื่อสารกับลูกค้าเป้าหมาย เป็นต้น

ดังนั้น เมื่อสร้างเอกสารฉบับหนึ่งกับอีกฉบับหนึ่ง แม้ว่าเอกสารเหล่านี้จะสามารถทำงานร่วมกันได้ แต่คู่มือเอกลักษณ์องค์กรก็ยังคงอยู่บนพื้นฐานของชื่อแบรนด์เท่านั้น

ผลประโยชน์

มีบริษัทไม่กี่แห่งที่มีคู่มือระบุอัตลักษณ์องค์กร และถึงกระนั้น การมีอยู่ของคู่มือหนึ่งฉบับพร้อมทั้งการใช้งานก็มีประโยชน์มากมายที่บางทีคุณอาจคาดไม่ถึง เราสรุปพวกเขา:

คุณจะประหยัดเวลาและทรัพยากรด้วยคู่มือระบุตัวตนองค์กร

ลองนึกภาพว่าคุณจ้างคน คุณพาเธอเยี่ยมชมบริษัทและบอกทุกอย่างที่เธอต้องการทราบเกี่ยวกับอัตลักษณ์องค์กร... นั่นต้องใช้เวลา และคนที่สอนเธอทุกอย่างก็ไม่สามารถทำงานได้ในช่วงเวลาที่เธอไปเยี่ยมคนงานคนนี้

แต่ถ้ามีคนงานใหม่มาถึงในสัปดาห์ถัดไปล่ะ คุณจะเสียเวลาหลายชั่วโมงอีกครั้งและด้วยทรัพยากรที่คุณสามารถใช้ทำสิ่งอื่นได้

คู่มือเอกลักษณ์องค์กรช่วยให้คุณประหยัดเวลานำเสนอได้อย่างกระชับ และให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานให้บริษัทได้อย่างถูกต้อง

คุณมีความสม่ำเสมอมากขึ้น

บ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเวลาผ่านไป ผู้คนมักจะลืมกฎเกณฑ์ที่เคยปฏิบัติตามตั้งแต่แรก ราวกับว่าเราได้เปิดกว้างให้กับบางแง่มุม และสุดท้ายก็ส่งผลเสียต่อบริษัท

ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้การมีกฎระเบียบและการสื่อสารผ่านคู่มือเอกลักษณ์องค์กรจะช่วยให้ไม่ลืมกฎเหล่านั้นและมี "มาตรวัด" ที่เป็นธรรมสำหรับทุกคน

คุณให้ภาพลักษณ์ที่ดีแก่ลูกค้า

เพราะการมีคู่มือเอกลักษณ์องค์กรเป็นการบอกลูกค้าว่าคุณใส่ใจในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่นและคุณสื่อสารกับพนักงานเพื่อให้พวกเขาทราบทุกสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับบริษัท

คู่มือการสร้างเอกลักษณ์องค์กร

โดยมุ่งเน้นที่วิธีการจัดทำคู่มือระบุตัวตนองค์กร สิ่งแรกที่คุณควรมีความชัดเจนคือประเภทของข้อมูลที่คุณต้องเตรียม

ในกรณีนี้ จำเป็นต้องกำหนดให้ชัดเจน เพราะเรากำลังพูดถึงองค์ประกอบที่ไม่ควรเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก (เนื่องจากเป้าหมายคือให้ลูกค้าจดจำแบรนด์ได้ ไม่ใช่เปลี่ยนแบรนด์ทุกๆ สองวัน)

• โลโก้.
• จานสี.
• วิชาการพิมพ์
• ไอคอนและสัญลักษณ์
• ธนาคารภาพ
• คุณลักษณะเพิ่มเติม.
• การประยุกต์ใช้งาน

ทั้งหมดนี้เป็นพื้นฐานในคู่มือเอกลักษณ์องค์กร แล้วโครงสร้างล่ะ? เราทำลายมันลงสำหรับคุณ

โครงสร้างคู่มืออัตลักษณ์องค์กร

เอกสารนี้ต้องปฏิบัติตามคำสั่งเพื่อให้เข้าใจข้อมูลทั้งหมดเป็นอย่างดีและไม่มีปัญหาหรือข้อสงสัยเมื่อนำไปใช้ในงานหรือในแอปพลิเคชันใด ๆ ที่ดำเนินการ (โทรทัศน์, สื่อ, ป้ายโฆษณา ฯลฯ )

โครงสร้างจะเป็นดังนี้:

คู่มือแนะนำเอกลักษณ์องค์กร

โดยจะกล่าวถึงปรัชญา ค่านิยม บุคลิกภาพ และน้ำเสียงของแบรนด์ที่มีอยู่ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ส่วนนี้ชัดเจน เนื่องจากเป็นพื้นฐานในการทำความเข้าใจเหตุผลของทุกสิ่งทุกอย่าง

เครื่องหมาย

โลโก้เป็นส่วนสำคัญของเอกลักษณ์ทางกราฟิกของแบรนด์ ดังนั้น คู่มือนี้จึงอธิบายถึงการออกแบบ สี และการใช้งานที่ตั้งใจไว้ ของโลโก้

บางแง่มุมที่ต้องสะท้อนให้เห็น เช่น พื้นที่ที่ต้องทิ้งไว้รอบๆ โลโก้เพื่อไม่ให้ดูหนักเกินไป หรือโลโก้สูงสุดและต่ำสุดโดยไม่ทำให้หยุดอ่านหรือดูพร่ามัวเกินไป

นอกจากนี้ ที่นี่อาจมีส่วนสำหรับรูปแบบต่างๆ ของโลโก้ เพื่อดูว่าโลโก้จะมีลักษณะอย่างไรด้วยสี รูปแบบ และอื่นๆ

สี

แม้ว่าเราจะได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ว่าสีต่างๆ ถูกปกคลุมในโลโก้แล้ว แต่ในกรณีนี้จะเจาะลึกถึงสีต่างๆ โดยเฉพาะค่าสี ซึ่งสามารถกำหนดได้ระหว่างสามสี: RGB, CMYK, HEX หรือ Pantone (อันหลังใช้มากที่สุด เพราะจะทำให้สีที่ใช้เป็นสีที่พิมพ์จริงในโทนสีเดียวกัน)

ส่วนประกอบ

ส่วนองค์ประกอบจะกำหนดกฎพื้นฐานที่การออกแบบต้องมี เพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่แบรนด์ต้องการสื่อออกมาในเชิงภาพ

ไอคอน

นอกจากโลโก้แล้ว ไอคอนและองค์ประกอบอื่นๆ ก็มีความสำคัญและต้องสอดคล้องกับสไตล์โดยรวมของโลโก้ ดังนั้นในส่วนนี้จึงระบุรายละเอียดต่างๆ เช่นขนาด สีเมื่ออยู่เฉยๆ และเมื่อกดใช้งาน จะมีเสียงประกอบหรือไม่ ข้อความจะเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และอื่นๆ

ภาพ

ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงคลังภาพที่บริษัทจะมีไว้ใช้สำหรับแบรนด์ของตนเองซึ่งอาจรวมถึงภาพถ่าย ภาพประกอบ ภาพวาด ฯลฯ ทั้งหมดต้องมีคุณภาพสูงและได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสมเพื่อเสริมสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์

วิชาการพิมพ์

สุดท้ายนี้ เรามาพูดถึงเรื่องการจัดวางตัวอักษร นั่นคือชนิดของฟอนต์ที่จะใช้ในการสร้างแบรนด์รายละเอียดที่สำคัญในส่วนนี้ได้แก่ ขนาดตัวอักษร ระยะห่างระหว่างตัวอักษร การใช้พื้นหลังสีเข้มและ/หรือสีอ่อน การใช้หัวข้อ (H1, H2, H3…) และย่อหน้า หรือเฉพาะย่อหน้า เป็นต้น

หากบริษัทมีขนาดใหญ่ นอกเหนือจากประเด็นเหล่านี้ในคู่มือระบุตัวตนขององค์กรแล้ว จะมีการรวมประเด็นเฉพาะอื่นๆ ไว้สำหรับแต่ละแอปพลิเคชันที่มี: สำหรับสื่อสิ่งพิมพ์ นิตยสาร โฆษณาบนเว็บ โทรทัศน์ โซเชียลเน็ตเวิร์ก ฯลฯ

ชัดเจนสำหรับคุณแล้วหรือยังว่าคู่มือระบุตัวตนองค์กรคืออะไร?