คู่มือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับสมบูรณ์สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ

หากคุณประกอบอาชีพอิสระในสเปน คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับข้อกำหนดที่กำลังจะมาถึงในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบนี้จะอยู่ในระหว่างการพิจารณามาหลายปีแล้ว แต่ก็ใกล้จะกลายเป็นความจริงสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพทุกคนที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับบริษัทอื่นหรือบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระ ซึ่งหมายถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญทั้งในวิธีการทำงานและวิธีการจัดการบัญชีของคุณ

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่แค่ไฟล์ดิจิทัลธรรมดา เพื่อให้มีผลทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิค กฎระเบียบ และการใช้งานต่างๆที่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ PDF ทั่วไปที่สร้างจาก Word หรือ Excel ในบทความนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดใหม่นี้ ผลกระทบต่อผู้ประกอบอาชีพอิสระ และสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อปรับตัวให้เร็วที่สุดและหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร และเหตุใดจึงต้องบังคับใช้?

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารดิจิทัลที่ใช้แทนใบแจ้งหนี้กระดาษแบบเดิม อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้กระดาษ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างเป็นทางการเช่น การใช้รูปแบบที่มีโครงสร้าง (XML, UBL หรือ Facturae) การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และการส่งผ่านช่องทางที่ถูกต้อง

สาเหตุของการเปลี่ยนแปลงนี้มาจากกฎหมายส่งเสริมการเติบโต (กฎหมาย 18/2022) ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงระบบการออกใบแจ้งหนี้ในสเปนให้ทันสมัย ​​กฎหมายฉบับนี้กำหนดให้ธุรกรรมทางการค้าทั้งหมดระหว่างบริษัทและผู้ประกอบวิชาชีพต้องดำเนินการโดยใช้ระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในทางปฏิบัติ หมายความว่าบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระที่ทำงานให้กับบริษัทหรือผู้ประกอบวิชาชีพอื่นจะต้องปรับตัว

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่เป็นการปรับปรุงด้านการบริหารจัดการเท่านั้น แต่ยังมุ่งเป้าไปที่การลดการชำระเงินล่าช้า เพิ่มความโปร่งใสทางภาษี และเปลี่ยนผ่านสู่ระบบเศรษฐกิจดิจิทัลแม้ว่าในตอนแรกอาจดูเหมือนเป็นภาระเพิ่มเติมสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ แต่ในความเป็นจริงแล้วสามารถมอบข้อดีที่สำคัญได้

เมื่อใดการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จึงจะบังคับใช้กับผู้ประกอบอาชีพอิสระ?

ข้อบังคับในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะไม่ครอบคลุมผู้ประกอบอาชีพอิสระทุกคนในเวลาเดียวกัน กฎหมายกำหนดตารางการดำเนินการเป็นระยะๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับยอดขายประจำปีและการพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง

• สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและบริษัทที่มี ยอดขายประจำปีเกิน 8 ล้านยูโรภาระผูกพันดังกล่าวจะเริ่มมีผลบังคับใช้ภายในหนึ่งปีหลังจากการประกาศกฎระเบียบทางเทคนิค คาดว่าจะเกิดขึ้น 2025, ดังนั้นภาระผูกพันก็จะเข้ามา 2026.
• สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระที่เหลือ (ที่มีอัตราการหมุนเวียนต่ำกว่า) กำหนดเวลาดังกล่าวจะขยายออกไปเป็น สองปีหลังจากการอนุมัติกฎระเบียบซึ่งนำเราไปสู่ 2027 เป็นกำหนดเส้นตาย

แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญหลายรายจะสามารถเริ่มออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยสมัครใจแล้ว โดยปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า แต่ก็ควรให้ความสำคัญกับกำหนดเวลาอย่างเป็นทางการด้วย

ใครเป็นหนี้และใครถูกละเลย?

ข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นใช้เฉพาะกับธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) เท่านั้นดังนั้น หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลทั่วไป (B2C) คุณยังสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษหรือไฟล์ PDF ที่ไม่มีโครงสร้างได้

นอกจากนี้ยังจะมีการยกเว้นสำหรับการดำเนินการบางอย่าง เช่น:

• การขายปลีกที่มีการส่งมอบตรงถึงผู้บริโภคโดยใช้ตั๋ว
• บริการโดยไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้
• การดำเนินงานนอกประเทศสเปน หากไม่ได้อยู่ภายใต้กฎหมายของสเปน

ข้อดีของการนำระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้

นอกเหนือจากข้อผูกพันทางกฎหมายแล้ว การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังนำมาซึ่งประโยชน์ที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการในชีวิตประจำวันของผู้ประกอบอาชีพอิสระ :

• ประหยัดค่าใช้จ่าย:คุณหลีกเลี่ยงการพิมพ์ ซองจดหมาย จดหมาย การจัดเก็บทางกายภาพ…
• องค์กรที่ดีขึ้น:ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดรวมศูนย์ในระบบคลาวด์ เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
• ลดข้อผิดพลาด:ซอฟต์แวร์คำนวณภาษีอัตโนมัติและป้องกันข้อผิดพลาดของมนุษย์
• ความปลอดภัยที่มากขึ้นการใช้ลายเซ็นดิจิทัลช่วยรับประกันความถูกต้องของเอกสาร
• ความคล่องตัวในการบริหารจัดการ:เหมาะสำหรับการยื่นภาษีหรือการทำบัญชีแบบดิจิทัล

บทความที่เกี่ยวข้อง:

ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่เทียบเท่าคืออะไร และทำงานอย่างไรกับใบแจ้งหนี้

อนุญาตให้ใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใดบ้าง?

ไม่ใช่ทุกไฟล์ดิจิทัลจะถือเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ใบแจ้งหนี้จะต้องอยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและได้รับการรับรอง ตาม ข้อกำหนด รูปแบบหลักที่ยอมรับได้มีดังนี้:

• ใบแจ้งหนี้:มาตรฐานบังคับภาษาสเปนสำหรับการเรียกเก็บเงินจากหน่วยงานสาธารณะ
• ยูบีแอล:รูปแบบสากลที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน
• XML CII:รูปแบบที่ส่งเสริมโดยองค์การสหประชาชาติสำหรับการเรียกเก็บเงินทั่วโลก
• แก้ไข:มาตรฐาน ISO ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เชิงพาณิชย์

นอกจากนี้ เอกสารเหล่านี้ต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงหรือใช้เทคโนโลยี EDI เพื่อรับประกันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ

บทความที่เกี่ยวข้อง:

Quipu คืออะไร: ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์สำหรับฟรีแลนซ์ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม และบริษัทบัญชี

ภาระผูกพันเพิ่มเติมของระบบใหม่

ระบบการเรียกเก็บเงินแบบใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงภาระผูกพันใหม่ๆ เช่น:

• บันทึกสถานะใบแจ้งหนี้:ทั้งผู้ส่งและผู้รับจะต้องรายงานว่าตนได้รับการยอมรับ ปฏิเสธ ชำระเงิน หรือโอน
• การเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกจัดเก็บไว้ ปี 4 ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้เพื่อตรวจสอบ
• การทำงานร่วมกัน:ระบบจะต้องเข้ากันได้ระหว่างผู้จำหน่ายและเปิดให้มีการแลกเปลี่ยนกันได้อย่างราบรื่น
• การติดต่อสื่อสารกับกระทรวงการคลัง:หากคุณไม่ใช้โซลูชันสาธารณะของ AEAT คุณจะต้องส่งสำเนาใบแจ้งหนี้ของคุณผ่านแพลตฟอร์ม

บทความที่เกี่ยวข้อง:

10 เคล็ดลับเพื่อไม่ให้การเรียกเก็บเงินทำให้คุณเป็นบ้า

ฉันต้องใช้ซอฟต์แวร์ใดในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์?

เพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิคที่กำหนดโดยหน่วยงานด้านภาษีและกฎหมายของประเทศ ข้อแนะนำที่สำคัญบางประการมีดังนี้:

• ที่ทำงานบนคลาวด์และอัปเดตโดยอัตโนมัติ
• เตรียมพร้อมที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ Facturae หรือ UBL
• ซึ่งช่วยให้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์.
• ที่สามารถบูรณาการกับเครื่องมือบัญชีอื่น ธนาคาร ฯลฯ ได้

โซลูชันที่โดดเด่นในตลาด ได้แก่ Holded, Declarando และ Quipu แพลตฟอร์มเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก

ขั้นตอนในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนนี้ไม่แตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมมากนัก แต่คุณควรจำขั้นตอนต่อไปนี้ไว้:

1. ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้.
2. ตั้งค่าใบรับรองดิจิทัลของคุณ.
3. เตรียมข้อมูลที่จำเป็น: : หมายเลขซีเรียล วันที่ ผู้ให้บริการและรายละเอียดลูกค้า (NIF ที่อยู่ ฯลฯ) คำอธิบายโดยละเอียดของบริการหรือผลิตภัณฑ์ ภาษีที่เกี่ยวข้อง ยอดรวมรายการ
4. ลงนามด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้หากจำเป็น
5. ส่งถึงผู้รับ โดยช่องทางดิจิทัลที่ถูกต้อง
6. เก็บสำเนา สามารถเข้าถึงได้เพื่อตรวจสอบอย่างน้อย 4 ปี

บทความที่เกี่ยวข้อง:

การประกอบอาชีพอิสระในสเปน: รายละเอียดทั้งหมดที่คุณควรรู้

บทลงโทษสำหรับการไม่ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

การไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันเหล่านี้อาจส่งผลให้ถูกปรับตั้งแต่3.000 ยูโรถึง 60.000 ยูโรบทลงโทษที่สำคัญที่สุดบางส่วนมีดังนี้:

• 3.000 ยูโรสำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ไม่ได้ออกทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อจำเป็น
• 6.000 ยูโรสำหรับข้อผิดพลาดในการจัดเก็บหรือการอนุรักษ์ ของใบแจ้งหนี้
• สูงถึง 60.000 ยูโรสำหรับการไม่ปฏิบัติตามมาตรการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย.
• สูงถึง 50.000 ยูโร หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ หลังจากพ้นกำหนดเวลาตามกฎหมาย

บทความที่เกี่ยวข้อง:

ช่วยเหลืออีคอมเมิร์ซที่ได้รับผลกระทบจากวิกฤต

ชุดดิจิทัลเป็นเครื่องมือช่วยในการเปลี่ยนผ่าน

รัฐบาลกำลังเสนอเงินช่วยเหลือสูงสุดถึง 12.000 ยูโร ผ่าน โครงการ Digital Kitเพื่อช่วยคุณในการนำโซลูชันดิจิทัลมาใช้ รวมถึงซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เงินช่วยเหลือเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนจากสหภาพยุโรปและไม่ต้องชำระคืน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจ่ายเงินคืน

กำหนดส่งใบสมัครคือวันที่ 31 ตุลาคม 2025สำหรับบริษัทที่มีพนักงานมากกว่าสามคน ส่วนบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระที่มีพนักงานน้อยกว่าสามคนสามารถยื่นใบสมัครได้จนถึงเดือนธันวาคม 2026

ตัวแทนด้านการแปลงเป็นดิจิทัล เช่น Declarando สามารถช่วยคุณสมัครรับบัตรกำนัลได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และให้คำแนะนำคุณว่าซอฟต์แวร์ใดเหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

บทความที่เกี่ยวข้อง:

คุณช่วยอีคอมเมิร์ซหรือไม่? ที่สำคัญที่สุด

การนำระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการต่างๆ ของคุณ ถือเป็นก้าวสำคัญสู่การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ปรับปรุงการควบคุมทางการเงิน และลดความเสี่ยง ยิ่งคุณคุ้นเคยกับเครื่องมือและข้อกำหนดต่างๆ เร็วเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งได้รับประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น และยิ่งจะเผชิญกับความยากลำบากน้อยลงระหว่างการเปลี่ยนผ่าน